Zasady przetwarzania danych osobowych

Szanowni Państwo,
Wraz z dniem 25 maja 2018 r. zmieniły się obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, zaczęło bowiem obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”). Poniżej znajdują się informacje o sposobie przetwarzania Państwa danych osobowych.

Administrator danych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest FIVE MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Warszawie (01-554 Warszawa) przy Alei Wojska Polskiego 34, której akta rejestrowe prowadzone są przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy W Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000411512, REGON: 146008304, NIP: 1182083586), kapitał zakładowy spółki wynosi 100000,00 zł.

Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych

W sprawach związanych z ochroną danych można się z nami skontaktować:  

  • w sposób pisemny przesyłając zapytania FIVE MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ na adres: Aleja Wojska Polskiego 34 w Warszawie, 01-554 Warszawa.
  • wysyłając zapytania na adres e-mail: biuro@fivemedia.pl oraz w sposób telefoniczny wykręcając następujący numer: (+48)728475980

Jakie dane przetwarzamy?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 RODO danymi osobowymi „są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną jest osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.”

W momencie wejścia na naszą stronę internetową zaczynamy przetwarzać Pani/Pana adres IP. Kontaktując się z nami poprzez skrzynkę elektroniczną, czy też telefonicznie sam/a decydujesz, jakie dane osobowe chcesz nam przekazać. W przypadku zawarcia z nami umowy, zakres, przedmiot przekazanych danych osobowych reguluje jej treść. Biorąc udział w procesie rekrutacji nowych pracowników, stażystów, praktykantów przekazujesz nam dane dotyczące Twojego miejsca zamieszkania, numeru telefonu, adresu e-mail, poprzednich miejsc pracy (doświadczenie zawodowe), wykształcenia, umiejętności.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Cel przetwarzania: Zawarcie i wykonanie Umowy, w tym kontaktowanie się z Klientem w związku z jej realizacją
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje:


Cel przetwarzania: Dochodzenie roszczeń związanych z zawartą Umową
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO „przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią”
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje: Windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych


Cel przetwarzania: Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje:


Cel przetwarzania: Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO „przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią”
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje: Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność


Cel przetwarzania: Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje: Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność


Cel przetwarzania: Obsługa zgłoszeń, innych wniosków za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego w tym zapewnienie rozliczalności
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO „przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią”
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje: Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności


Cel przetwarzania: Przeprowadzanie procesu rekrutacji nowych pracowników, stażystów, praktykantów
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO „osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów”
Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje:

Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

  • zaufanym podmiotom (procesorom), które w ramach zawartej z Administratorem umowy będą realizować ściśle określone przez Administratora cele. Podmioty te wspierają nas w prowadzonej działalności na podstawie zawartych umów, w szczególności umów zlecenia, świadczenia usług.
  • firmom kurierskim i pocztowym w celu wysłania do Państwa przesyłki,
  • operatorom telekomunikacyjnym w celu wysłania do Państwa wiadomości tekstowej,
  • operatorom realizującym transakcje płatnicze on-line w celu realizacji tego typu płatności, dokonywanych przez Państwa,
  • bankom w przypadku, gdy zlecamy przelew środków do Państwa,
  • biurom rachunkowym, które wspomagają Administratora w prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
  • kancelariom prawnym, 
  • podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (sądy, prokuratura, policja),
  • innym podmiotom, na Państwa życzenie lub po uzyskaniu od Państwa odrębnej zgody.

Odbiorcy danych poza obszarem Unii Europejskiej

W związku z faktem, że serwisy internetowe dostarczane przez Administratora wykorzystują pliki Cookies, dane zbierane za pomocą Cookies mogą być przekazane do państw trzecich – to jest do krajów leżących poza obszarem Unii Europejskiej (np. USA), w związku z:

  • działaniami podejmowanymi przez Państwa w serwisach społecznościowych oraz wykorzystaniem wtyczek i innych narzędzi pochodzących z tych serwisów m.in. przycisk i widżety społecznościowe Linkedin,
  • wykorzystaniem narzędzi analitycznych i służących anonimowemu poznawaniu zachowań użytkowników, w szczególności takich jak Google Analytics i Google Analytics z anonimizowanym adresem IP,
  • działaniami mającymi na celu remarketing i działania behawioralne przy wykorzystaniu takich usług jak remarketing przez usługę Google Analytics w celu wyświetlania reklam graficznych.

Zgodnie z art. 45 RODO przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić, jeżeli Komisja Europejska stwierdzi, że to państwo trzecie, terytorium lub określony sektor lub określone sektory w tym państwie trzecim lub dana organizacja międzynarodowa zapewniają odpowiedni stopień ochrony. W relacjach pomiędzy Unią Europejską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki (USA) w przedmiocie ochrony danych osobowych został wprowadzony system Tarczy Prywatności (tzw. Privacy Shield). Tarcza Prywatności to program oparty na samocertyfikacji podmiotów w nim uczestniczących. Podmioty w nim uczestniczące powinny zobowiązać się do stosowania zbioru zasad ochrony prywatności, w tym zasad ramowych Tarczy Prywatności oraz zasad uzupełniających wydanych przez Departament Handlu USA. Jednocześnie przystąpienie przez określony podmiot do Tarczy Prywatności wywiera taki skutek, że przekazanie danych do tego podmiotu staje się dopuszczalne.

  1. Google LLC – zgodnie z danymi zawartymi na: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active, jest aktywnym uczestnikiem programu Privacy Shield.
    Podmiotem uprawnionym do kontaktu w przedmiocie ochrony danych osobowych w imieniu Google LLC jest Keith Enright, Director, Privacy Legal, Google LLC, Google Data Protection Office, adres: 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, California 94043, adres e-mail: privacy-shield-google@google.com, nr telefonu: 650-253-0000, nr faksu: 650-618-1806,
  2. LinkedIn Corporation – zgodnie z danymi zawartymi na: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000L0UZAA0&status=Active, jest aktywnym uczestnikiem programu Privacy Shield.
    Podmiotem uprawnionym do kontaktu w przedmiocie ochrony danych osobowych w imieniu LinkedIn Corporation jest Matthew Wes, Privacy Counsel, LinkedIn Corporation, Legal Department – Privacy, adres: 1000 W. Maude Ave.Sunnyvale, California 94085, adres e-mail: privacyshield@linkedin.com, nr telefonu (650) 426-6000, nr fax: 650-396-5241

Okres przechowywania danych osobowych

Jako Administrator jesteśmy obowiązani do przechowywania dokumentów zawierających dane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania naszej spółki i zachowania zasady rozliczalności.

Okresy przetwarzania danych osobowych:

  • dane związane z wykonaniem zawartej umowy – do 6 miesięcy od upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy zawartej pomiędzy Administratorem a Kontrahentem,
  • w przypadku dochodzenia przez Administratora roszczeń wynikających z zawartej z Panią/Panem umowy dane osobowe będą przetwarzane co najmniej do upływu 6 miesięcy od dnia skutecznego wyegzekwowania dochodzonego roszczenia, chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego stanowią inaczej,
  • zapytania wysyłane przez formularz kontaktowy albo za pośrednictwem skrzynki elektronicznej będą przechowywane tak długo jak długo będzie trwać nasza korespondencja oraz do 1 roku po jej zakończeniu,
  • dokumenty rozliczeniowe – do 6 miesięcy od upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej,
  • dane dla celów marketingowych – w przypadku wyrażenia zgody, to do czasu jej odwołania, natomiast w przypadku prawnie uzasadnionego celu, do czasu wniesienia sprzeciwu,
  • dane przekazywane celem uczestnictwa w procesie rekrutacji nowych pracowników, stażystów, praktykantów są przetwarzane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, każdorazowo do czasu odwołania zgody.

Prawo do cofnięcia zgody

Ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Konsekwencje niepodania danych, gdy są one ustawowym lub umownym wymogiem zawarcia umowy

W sytuacji, gdy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy, jest Pani/Pan zobowiązana do ich podania. Konsekwencją nieprzekazania danych osobowych niezbędnych do zawarcia lub realizacji umowy będzie jej niezawarcie.

Prawo dostępu do danych osobowych

Jeżeli Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, to przysługują Pani/Panu następujące prawa:

  1. dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
  2. do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
  3. do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy: dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane, wniesiono sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, została cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą ich przetwarzania i nie ma innej podstawy prawnej ich przetwarzania, dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem, dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
  4. do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy kwestionowana jest prawidłowość danych osobowych, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia, są zbędne dla Administratora, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń, wniesiono sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
  5. do przenoszenia danych – w przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie jej zgody i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
  6. sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz gdy przetwarzanie jest realizowane dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub osobę trzecią.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych Użytkowników.

Celem zwiększenia funkcjonalności strony internetowej Administrator korzysta z plików Cookies.

Strona internetowa Administratora wykorzystuje:

  1. Ciasteczka (ang. Cookies) pozwalają na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym abonenta lub użytkownika końcowego. Oznacza to, że Cookies niewielkie pliki, zapisywane i przechowywane w komputerze, tablecie lub smartphonie, podczas gdy Użytkownik odwiedza różne strony w Internecie. Ciasteczko zazwyczaj zawiera nazwę strony internetowej, z której pochodzi, „długość życia” ciasteczka (to znaczy czas jego istnienia), oraz przypadkowo wygenerowany unikalny numer służący do identyfikacji przeglądarki, z jakiej następuje połączenie ze stroną internetową.
  2. Strona internetowa Administratora wykorzystuje następujące rodzaje plików Cookies:
    • Cookies sesyjne (session cookies) – „Cookies” umieszczone na czas korzystania z przeglądarki (sesji), i są wykasowane po jej zamknięciu lub wylogowaniu się ze strony internetowej.
    • Cookies stałe (persistent cookies) – nie są kasowane po zamknięciu przeglądarki i pozostają w urządzeniu użytkownika na określony czas lub bez okresu ważności, w zależności od ustawień właściciela strony internetowej.
    • Cookies własne (first party cookies) – Cookies” umieszczone na stronach internetowych bezpośrednio przez Administratora.
    • Cookies zewnętrzne (third-party cookies) – Cookies” umieszczane na stronach internetowych przez podmioty inne niż Administratora.
  3. Dane dotyczące Użytkownika są zbierane w celu umożliwienia Administratorowi osiągania następujących celów: konfiguracja stron internetowych, bezpieczeństwo i niezawodność strony internetowej, zapewnienie sprawnego działania strony internetowej.
  4. Najczęściej przeglądarka internetowa domyślnie zezwala na przechowywanie plików Cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików Cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików Cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika serwisu internetowego. Poniżej znajdują się odnośniki do stron, które wyjaśniają, jak usunąć pliki Cookies:
  5. Wyłączenie przechowywania Cookies w pamięci przeglądarki może spowodować utrudnienia w korzystaniu z ze strony, tj. może ograniczyć dostęp do treści strony poprzez niewyświetlanie pewnych elementów, ograniczyć jej funkcjonalność.
  6. Przetwarzanie danych osobowych za pomocą plików Cookies wymaga zgody Użytkownika.